Intranet et management dans les collectivités locales.

4 - Outil de communication et de travail : créer la charte d'utilisation

4-4 La trame d'une charte d'utilisation type

 

Principes généraux

• cadre général de l'intranet : description, objectifs
• définir le public visé : agents, stagiaires, emplois-jeunes, sociétés privées intervenant pour le compte de la collectivité ...
• description des services disponibles : messagerie, forums, liste des diffusion, agendas, sites web ...
• présentation des différents acteurs : webmestre, responsable sécurité informatique, correspondants de service etc.

Habilitations et droits d'accès

• délivrance de compte pour l'accès à l'intranet : préciser qui autorise, par quels moyens et selon quelles modalités
• ouverture de l'accès à l'internet : préciser qui et selon quelles conditions, si besoin
• nature des usages : préciser le caractère professionnel de l'utilisation, définir les limites de l'usage personnel

Champs des responsabilités

• sécurité : préciser les moyens mis en place et à respecter (confidentialité des mots de passe, mise à jour des antivirus etc.)
• droits d'usage : rappeler le cadre juridique et les limites d'utilisation des documents en ligne (propriété intellectuelle, droits d'auteur, protection des personnes etc.)
• volumes échangés : définir la taille maximum des documents échangé (pièces jointes en messagerie, téléchargements...)
• contrôle de trafic : préciser si un dispositif d'analyse et de traçage des flux d'information est mis en place

Travaux coopératifs en ligne

• organisation : définir qui prend l'initiative, modalités pratiques, comptes-rendus et retours
• gestion des forums : définir les modalités d'ouverture, de fermeture, de publicité (libre service ou administré par le webmestre)

Courrier électronique

• organisation des boîtes à lettre : définir le cheminement des courriers (circuit hiérarchique, parapheur électronique etc.), la nature des adresses (fonctionnelles ou interpersonnelles, l'inscription dans les annuaires), la fréquence de consultation
• règles d'usage : préciser les éléments-clés (logos, objet, titre, références des documents et des agents...)
• format des documents émis et modalités de signature : spécifier le format des documents envoyés, préciser les certificats d'authenticité
• gestion des chronos : organiser les lieux de stockage des chronos, fixer les règles d'archivage des messages

Formation en ligne

• organisation : définir les conditions d'ouverture de formation, préciser les modalités de validation des supports de cours et de mise en ligne
• suivi et validation : préciser les modalités de contractualisation, les temps de formation en ligne

Règles de publication des documents

• formats de documents en ligne : préciser les formats de fichiers (textes, images, sons vidéos, hypermédias) ainsi que les volumes maximum
• modalités techniques : définir les modalités de mise en ligne (par l'intermédiaire du webmestre ou directement), les principes de validation etc.
• charte graphique : proposer la charte graphique en ligne et les modèles de documents pré-fromatés, informer largement de l'existence de la charte pour garantir son respect